La guida definitiva alla scelta della data room online giusta per la tua azienda
L'approccio aziendale unico per tutti sta diventando obsoleto poiché le aziende moderne stanno passando a servizi più specializzati. Lo stesso vale per i fornitori di virtual data room. Sono finiti quei giorni in cui le data room virtuali venivano utilizzate solo per fusioni e acquisizioni. Le aziende ora utilizzano software di data room per IPO, raccolta fondi, crowdfunding o operazioni immobiliari. E la data room elettronica globale dovrebbe raggiungere 5.497 milioni di dollari entro il 2030 .
Tenendo presente questo, i fornitori di data room offrono servizi più personalizzati per diversi settori e processi. Pertanto, è altamente possibile che una data room virtuale per le IPO non sia abbastanza buona per il settore immobiliare. Inoltre, anche il tipo di servizi di data room varia in base alle dimensioni dell'azienda.
Come faresti a sapere se una data room è adatta alla tua attività? Oppure, come dovresti scegliere una data room virtuale di cui la tua azienda ha bisogno?
Segui questi tre semplici passaggi quando scegli il software di data room online giusto per la tua azienda.
Sommario
- 1. Definisci perché hai bisogno di un software per data room
- 2. Scegli le funzionalità di cui hai bisogno
- 3. Fai ricerche sui fornitori di data room virtuali
- Parole finali
1. Definisci perché hai bisogno di un software per data room
Le data room virtuali sono essenzialmente archivi di documenti digitali ospitati da fornitori di data room certificati. Le aziende e le istituzioni pubbliche utilizzano le data room per la condivisione dei dati online, la collaborazione digitale e la gestione dei progetti. Pertanto, prima di optare per i servizi di data room, è importante rispondere ad alcune domande, come ad esempio:
- A cosa ti serve un VDR? Ne hai bisogno per un progetto una tantum o stai cercando di incorporarlo permanentemente nei tuoi sistemi?
- In che modo una data room ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi organizzativi? Renderà le operazioni più efficaci?
- Quanto puoi spendere per la data room? Ti aiuterà a ridurre altre spese, come la carta o i costi di stampa?
- Quali funzionalità deve offrire una data room? Di quanto spazio di archiviazione nella data room hai bisogno?
- Chi utilizzerà la tecnologia? I tuoi dipendenti si sentono a proprio agio nell'usare le nuove tecnologie?
2. Scegli le funzionalità di cui hai bisogno
L'identificazione delle esigenze e l'impostazione del budget sono passaggi importanti, poiché ti aiuteranno a valutare quale tipo di funzionalità e servizi puoi permetterti. Ad esempio, se hai bisogno di una data room per facilitare la comunicazione tra i membri del tuo consiglio di amministrazione, è importante disporre di strumenti di gestione delle riunioni oltre ai servizi di gestione dei dati.
Tuttavia, alcune funzionalità sono obbligatorie e dovrebbero essere presenti nel tuo VDR, indipendentemente da come intendi utilizzarlo. Ecco alcuni aspetti che dovresti cercare.
Sicurezza della sala dati
La sicurezza è l'aspetto più importante della tecnologia della data room. Ogni singolo acquirente utilizza la tecnologia della data room principalmente per le sue caratteristiche di protezione dei dati.
Pertanto, assicurati che il tuo VDR abbia almeno funzionalità di sicurezza di base come verifica in due passaggi, controllo dell'accesso al dispositivo, controllo dell'accesso ai documenti, filigrane digitali, crittografia dei dati SSL a 256 bit e modalità di sola visualizzazione.
Alcune delle migliori data room in termini di sicurezza includono iDeals, FimrRoom, Firmex e Datasite. Puoi leggere ulteriori informazioni su queste data room su datarooms-review.com — una piattaforma affidabile con recensioni dettagliate e imparziali sui fornitori di data room più popolari.
Certificazioni
I fornitori di data room devono rispettare gli standard stabiliti da diversi organismi di regolamentazione globali e regionali. Ad esempio, gli organismi globali includono ISO e GDPR, mentre FINA , HIPAA e FISMA sono autorità di regolamentazione regionali.
Facilità d'uso
Le data room sono generalmente utilizzate per gestire grandi quantità di dati. Avere funzionalità come caricamenti collettivi, trascinamento della selezione o editor di file è importante per condividere o archiviare grandi quantità di informazioni.
3. Fai ricerche sui fornitori di data room virtuali
Quando si confrontano le data room virtuali, si consiglia vivamente di fare qualche ricerca anche sui fornitori. Inizia con le certificazioni sopra menzionate e verifica se sono conformi alle normative stabilite dalla tua autorità di regolamentazione. Ad esempio, HIPAA regola le pratiche di gestione dei dati nel settore sanitario negli Stati Uniti.
Ecco alcune altre cose importanti da considerare.
Esperienza nel settore rilevante
Come accennato all'inizio, oggigiorno i fornitori di data room offrono servizi personalizzati per diverse aziende e settori.
L'esperienza nel settore è fondamentale in quanto aiuta i fornitori a valutare le sfide specifiche del settore in un modo migliore. Inoltre, le data room per le organizzazioni non profit sono diverse da quelle utilizzate dalle istituzioni pubbliche o dalle organizzazioni commerciali.
Presenza digitale
I consumatori moderni considerano la presenza digitale un fattore vitale per creare fiducia. Riesci a immaginare una data room virtuale senza alcuna presenza digitale? Oltre a un sito Web ufficiale, puoi cercare profili aziendali su piattaforme professionali come LinkedIn.
Inoltre, puoi estendere la tua ricerca a rinomate piattaforme di recensioni di software globali come Capterra, TrustRadius, G2 e Software Advice. Una presenza digitale trascurabile è una bandiera rossa.
Servizio Clienti
Il servizio di assistenza clienti è uno dei fattori determinanti nella scelta di un fornitore. Dall'installazione della data room alla formazione alla risoluzione dei problemi, solo un'assistenza clienti competente e reattiva può semplificarti le cose. Una buona data room con un'assistenza clienti eccezionale è migliore di una data room eccezionale con un'assistenza clienti ordinaria.
Infine, non dimenticare di utilizzare il periodo di prova gratuito, offerto da quasi tutti i fornitori di data room di fascia alta.
Parole finali
Il processo di selezione della data room non deve essere preso alla leggera. Una decisione errata non solo fa perdere tempo e risorse, ma può portare a violazioni o fughe di dati e, quindi, mettere a repentaglio il benessere generale della tua azienda. I passaggi sopra menzionati sono suggerimenti altamente consigliati quando si sceglie il software di data room per la propria azienda.
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